Auditorias Remotas, ¿qué son?¿Cómo funcionan? ¿Son eficaces?
Son auditorias en las que el auditor y el auditado están comunicados a través de una computadora, mediante una aplicación de video conferencia, y que el auditado puede compartir los documentos de su sistema -que están en su computadora-a través de la aplicación para que el auditor puede verificarlos.
Luego hay una interacción con el auditor, quien solicitará otros registros o documentos para continuar con su auditoría de verificación y al final el auditor definiráel hallazgo de auditoría.
¿Cómo planificar una auditoría remota de tercera parte?
Como todos sabemos, las auditorías de tercera parte son aquellasauditorías realizadas por un Ente Externo de Certificación, que verifica el sistema de Gestión de la empresa con el objetivo de emitir un certificado avalando que la empresa cuenta con un sistema de gestión alineado a la norma ISO.
Hoy en día, todos los Entes de Certificación como método de continuidad de negocio (debido a la pandemia y para reducir la exposición de sus auditores al riesgo de contraer el virus de Covid 19,se encuentran realizando auditorías en forma remota en algunos casos al 100% y en otros casos al 70% o 60%; eso dependerá de la forma en la que la organización auditada tenga la documentación, es decir en formato electrónico o por el riesgo inherente de la actividad principal de la organización.
Paso 1:
- Llamar a la certificadora para programar la auditoria remota
- Llenar el formulario de adhesión a realizar la auditoria remota
- Especificar si existen riesgos para hacer la auditoria remota.
Paso 2:
- La certificadora programa la fecha de auditoría dentro de las fechas solicitadas por el cliente.
- Se envíala fecha de auditoría a la empresa.
- Se envía el plan de auditoría.
Paso 3:
- La organización auditada debe definir la herramienta a utilizar (Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft Teams u otras)
Se aconseja usar la que la organización utiliza habitualmente para sus conferencias internas.
- Antes de la auditoría (en la víspera o incluso ANTES), se debe realizar una prueba de conexión con la aplicación elegida entre el auditor y la empresa, para verificar la velocidad de conexión, si se puede compartir pantalla y ver cualquier tipo de anomalía que pueda surgir.
- Si durante la prueba de conexión o durante la auditoria no se pueden ver los documentos críticos y específicos por ninguna de las aplicaciones conocidas el auditor líder puede determinar no realizar la auditoria remota al 100% y se determinará en un futuro terminar con el porcentaje restante de manera presencial.
Consultora RM 2000 ha realizado durante el año 2020 hasta la fecha, más de 60 dìas de auditorías de primera, de segunda y de tercera parte bajo estándares ISO.
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